ANKARA ÜNİVERSİTESİ AÇIK ARŞİVİ UYGULAMA YÖNERGESİ

Tanım

Açık erişim: Bilimsel içerikte çalışmalara internet ortamında serbest erişimin sağlanmasıdır. Açık erişim arşivi ise akademisyen ve araştırıcılar tarafından üretilen bilginin derlendiği ve açık erişime olanak tanıyacak bir veri tabanının Internet ortamında açılarak serbestçe paylaşıma sunulmasına izin veren bir arşiv sistemidir.

Amaç

Ankara Üniversitesi bünyesinde başlatılan açık arşiv girişimi ile bilgiye erişimde geleneksel yöntemlerin yanı sıra bilgi teknolojilerinin sunduğu olanaklardan da yararlanarak Internet ortamında isteyen herkesin Üniversitemiz akademisyenleri tarafından üretilmiş bilgilere serbest erişimi sağlanacaktır.

Serbestçe erişilen bilimsel çalışmalar kullanıldığında yeniden bilgiye dönüşür ve üretilen orijinal bilgi orijinalliğini yitirmeden gelişir. Bu nedenle açık arşiv oluşturma düşüncesi kaçınılmazdır. Oluşturulacak arşiv ile sadece bilgiye erişim değil, aynı zamanda kurumsal boyutta üretilen bilginin saklanması ve depolanması anlayışı ile gelecek nesillere aktarılması amaçlanmaktadır.

Kapsam

Uluslararası indekslerde yer alan bilimsel dergiler ile ulusal bilimsel dergilerde yayınlanmış veya yayınlanabilir kararı verilmiş çalışmalar ile, bildiriler, proje metinleri, konferans sunumları, raporlar, ders notları ve kitaplarda yer almış bölümler açık arşivi oluşturacaktır.

Yararları

• Açık arşiv çalışmaları ile Üniversitemiz yayınlarının elektronik arşivinin oluşturulması

• Üniversitemiz akademisyenleri tarafından üretilmiş bilgilere serbest, kolay, hızlı ve ücretsiz olarak erişim sağlanarak Üniversitemizin bilimsel çalışmalarının daha geniş bir kitle tarafından tanınması ve kullanılması,

• Araştırıcıların açık arşivde yer alan bilimsel çalışmalarının daha yaygın kullanılmasıyla daha çok atıf almalarında yönlendirici olmak,

• Üniversitemiz tarafından yurt içi ve yurt dışında yayınlanan bilimsel çalışmalarıyla her türlü bilimsel etkinliklere yaptıkları katkılardan evrensel düzeyde haberdar olunmasını sağlayarak Üniversitemizin gerçek bilimsel performansının yansıtılması,

• Üniversitemiz akademisyenlerinin daha önce yayınlanmamış, ancak bilimsel içerikte olduğu düşünülen konferans ve ders notu gibi bilimsel etkinliklerinin elektronik ortamda yayınlanmasına olanak tanımak,

• Üniversitemiz akademisyenlerini bilimsel yayın yapmaya ve yayınlamaya özendirmek,

• Uluslar arası açık arşiv protokol ve projelerinde Ankara Üniversitesi’nin katılım ve katkılarını sağlamak ve ulusal anlamada bu yöndeki çalışmalara önderlik etmek

• Üniversitemiz açık arşivinin kendisine özel URL adresine World Wide Web arama motorlarından da erişim sağlanabilecektir.

Yayınlama ve Yararlanma Hakkı

• Açık arşivdeki çalışmaların tam metin olarak yer alması, yazarının kararına bağlıdır.

• İsteyen herkes bilimsel arşivinde kayıtlı çalışmalara serbestçe erişip, kullanabilir.

• Ankara Üniversitesi akademisyenleri ürettikleri her türlü bilimsel çalışmayı internet aracılığı ile kendileri arşivde yer almasını sağlayabilecekleri gibi e-posta yolu ile Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığına yollayarak görevli personel aracılığı ile de bu işlemi gerçekleştirebilirler.

• Her hangi bir dergide yayınlamış veya yayınlanma kararı alınmış çalışmaların dergideki formatı ile arşivde yer almaması koşulunda telif hakları ihlali söz konusu değildir. (Diğer bir deyişle dergideki yayınlanan formatı ile PDF halinde kopyalanmaması ifade edilmektedir.)

• Açık arşivde yer alacak yayınlara anahtar kelime, yayına ilişkin bibliyografik ögelerden ve metin içinde geçen anlamlı kelimelerden (doğal dil) tarama yapılarak erişim sağlanacaktır.

• Açık arşivde yer alacak çalışmalar kullanıldığında, kullanılan kişi tarafından kaynak gösterilmesi bilimsel etik açısından gerekli ve zorunludur. Kaynak gösterilmesinde kullanılan çalışmanın adı ve yazarıyla birlikte açık arşivin URL adresi verilecektir.

Açık arşiv programının kullanımına ilişkin doküman

Aşağıdaki doküman, sizlerin bu sistemi kullanımınız sırasında karşılaşabileceğiniz sorunları çözebilmek amacıyla hazırlanmıştır. Sistem genelde iki kategoride değerlendirilebilir.

A. Yayın sorgulama

B. Yayın girişi

A. Yayın Sorgulama

Sisteme giriş yaptığınızda sizi karşılayan ana ekranın üst menüsünde bulunan yayın sorgulama butonundan tıklayarak sorgulama ekranlarına geçebilirsiniz. İki çeşit sorgulama bulunmaktadır:

A.1. Basit arama

Bu bölümde aradığınız bilgiye ilişkin olarak eser adı, yazar adı, konu/özet/ abstract/tam metin kutucuklarını kullanabilirsiniz. Bu kutucuklardan herhangi birini ya da birkaçını doldurmanız yeterli olacaktır. Alttaki kutucuğa yazacağınız her kelime ya da tamlama esrin tam metin içeriğinden de taranmaktadır. Yazar adı kutucuğunda ise arşivimizde yer alan çalışmalara ilişkin yazar, ortak yazar, çeviren, hazırlayan v.b. her türlü emeği geçen kişiler taranacaktır.

A.2. Detaylı arama

Detaylı arama ekranında ise basit aramaya ek olarak çalışmanın dili, yılı, makale ya da benzerinin yer aldığı yayının adı verilmiştir. Burada yapılan bir değişiklik de konu/öz/abstract taramasının tam metinden ayrılmasıdır.

B. Yayın Girişi

Ankara Üniversitesi Açık Arşiv Sistemi’ne veri girişi işlemi, aşağıdaki aşamalar izlenerek gerçekleştirilebilir.

Sisteme giriş yapabilmek için öncelikle şifre almanız gerekmektedir. Bunun için ilgili linke tıklayarak sicil numaranızı, adınızı ve soyadınızı giriniz. Ekranda belirecek şifreyi kullanarak veri girişinizi güvenle gerçekleştirebilirsiniz. Bu şifre tarafınızdan değiştirilmediği sürece sizin bu sisteme giriş şifrenizdir. Unutmanız durumunda tarafınıza e-posta ile gönderilebilmesi için gelen yeni ekranda yer alan e-posta hanesine adresinizi doldurmanız gerekmektedir.

Sisteme çalışmalarınızı eklemek için üst menü’de verilen yayın girişi linkine tıklayınız.

Eğer sisteme daha önceden üye olmuşsanız ve şifrenizi hatırlamıyorsanız, ana sayfanın üstünde bulunan şifre alma linkine tıklayarak ilgili kutucukları doldurunuz. Kullandığınız şifre e posta ile adresinize gönderilecektir.

3. Şifre Değiştirme,

Şifre değiştirme işlemi, yayın girişi yapacağınız sırada yayın türünü belirledikten sonra açılan pencerenin üst menüsünde görüntülenecektir.

İlk olarak edindiğiniz ve/veya e-mail ile yeniden öğrendiğiniz şifreyi sadece kendinizin belirleyeceği başka bir şifre ile değiştirebilirsiniz. Sisteme daha önce e-mail adresinizi girmemiş iseniz şifre değiştirme işlemi sırasında e-mail adresinizi de lütfen yazınız.

4.Yeni Eser Girişi:

.

Gireceğiniz yayın türünü seçerek Devam butonuna basınız. Açılan pencerede gerekli alanları doldurunuz. Sayfanın sonundaki dosya ekleme alanında göz at butonunu kullanarak bilgisayarınızdaki MS word dokümanını ekledikten sonra devam butonuna basınız.

5. Ortak yazarlar:

“Ortak Yazarlar” (Çalışmanıza sizin dışınızda başkaları da katkıda bulunmuşsa bu alana onların adlarını da girebilmek için Ortak Yazar Ekle butonuna basınız.

Açılan pencereden eklemek istediğiniz yazarın sistemde daha önce kaydı olup olmadığını öğrenmek için adı ve soyadı kutucuklarını doldurarak Ara butonuna basınız. Gelen listede aradığınız kişi varsa karşısındaki seç linkine tıklayınız. Listede aradığınız isim yoksa Yeni Yazar Girişi butonuna basarak ilgili kutucukları doldurunuz ve Ekle butonuna basınız.

Bu işlemleri eklemek istediğiniz her ortak yazar ya da çalışmada emeği geçen kişiler için tekrar ediniz.

Bu aşamalar tamamlandığında çalışmanızın sisteme girişini gerçekleştirmiş olacaksınız. Bu size e-posta ile de haber verilecektir. Eseriniz Kütüphane ve Dokümantasyon Daire başkanlığındaki kontrol ekibi tarafından düzenlenerek sistemde kullanıma açılacaktır. Bu aşama sonucunda da tarafınıza tekrar e-posta ile bilgi verilecektir.

Sisteme başka bir ekleme yapmayacaksanız ana sayfaya dönebilir ya da yeni veri girişi ekranına geçebilirsiniz.

Sisteme giriş ile ilgili sorunlar için yardım menüsünü kullanabilir ya da iletişim linkinden Kütüphane Dokümantasyon Daire Başkanlığı ile iletişim kurabilirsiniz.

Ankara Üniversitesi Açık Arşiv Sistemi’ne katkılarınızdan dolayı teşekkür ederiz.