Adaylar, şahsen veya bir araştırma grubu adına ödüllere başvurabilirler; Bilim Dalları, Anabilim Dalları, Bölümler, Fakülteler, Yüksekokullar, Enstitüler ve Araştırma ve Uygulama Merkezlerinin yetkili kurulları yoluyla, öğretim üyesi/üyeleri bir kişiyi ya da araştırmacı grubunu ödüle aday gösterebilir. Ödüle esas olan ve başvuru dosyasına konulan araştırma, çalışma, eser, etkinlik ve hizmetlerin başka bir kurum veya kuruluş tarafından ödüllendirilmemiş ve başvuru tarihinden önce yapılmış/yayımlanmış olması gerekir. Ayrıca adaylar ayrıntılı özgeçmişlerini ve eserlerinin dökümü, hangi ödüle, hangi neden ile aday olduklarını veya gösterildiklerini açıklayan bir sunum yazısını başvurularına eklemelidirler. Ayrıca hazırlanan dosyanın 1 nüsha ve 5 adet flash bellek halinde Rektörlüğe iletilmesi gerekmektedir.